Как оформить сотрудника на дистанционную работу
Удаленный работник представляет собой сотрудника, осуществляющего профессиональную деятельность вне территории нанимателя, взаимодействуя с работодателем через современные средства коммуникации, преимущественно интернет. Специалисты на удаленке не имеют фиксированного рабочего пространства и могут исполнять согласованные обязанности в любом удобном для них месте. При этом подобные взаимоотношения с работодателем признаются трудовыми согласно законодательству при условии их систематичности и направленности на выполнение должностных обязанностей. Следовательно, документальное оформление должно соответствовать требованиям ТК и прочим нормативным актам, регулирующим трудовые взаимоотношения.
Юридические основы
Специалисты на удаленке включаются в штатное расписание организации согласно стандартным правилам, поэтому их трудоустройство регламентируется общими положениями главы 68 ТК РФ.
Специфические аспекты, обусловленные особым характером правовых отношений между участниками, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, внедренной специально для регулирования удаленного труда. В частности, статья 312.1 содержит формулировку дистанционной работы, а ст. 312.2 описывает специфику составления трудовых контрактов для таких ситуаций.
Следует также учитывать положения ФЗ «Об электронной подписи», поскольку определенные ситуации требуют подтверждения волеизъявления лица именно посредством ЭЦП. Однако это не означает обязательность ее оформления во всех случаях. Зачастую коммуникация с работодателем осуществляется через email, популярные мессенджеры и другие каналы связи.
Законодательство устанавливает, что рабочее место должно соответствовать определенным стандартам, а в соглашении указываются конкретные условия труда (статья 57 ТК РФ). Однако при найме удаленного специалиста данное требование не применяется (пункт 3 статьи 3 ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Потенциальные удаленные работники
Естественно, не все профессии подходят для дистанционного формата работы. Прежде всего, должностные обязанности должны допускать возможность их выполнения без физического присутствия в офисе. Чаще всего удаленно работают представители творческих и научных профессий — авторы, корреспонденты, графические дизайнеры, разработчики программного обеспечения и другие специалисты.
Статус удаленного сотрудника присваивается исключительно лицам, заключившим соответствующий трудовой договор. При отсутствии в документе пункта о дистанционном характере работы, правоотношения будут классифицироваться иначе.
Необходимо различать понятия удаленной и надомной работы. Надомник выполняет задачи исключительно дома и может привлекать родственников. Удаленный специалист может работать из любой локации и взаимодействует с работодателем преимущественно через цифровые каналы связи.
Документооборот с удаленными работниками
Обмен документацией является ключевым элементом трудовых отношений. Даже при минимизации или полном исключении бумажного документооборота, оформление удаленного сотрудника требует заключения письменного договора.
Существует два способа:
- Почтовая пересылка документов. Отправка производится обычной почтой, при этом работодатель вправе запросить нотариально заверенные копии.
- Цифровой документооборот. Требуется оформление электронной цифровой подписи.
Специфика документооборота фиксируется в трудовом соглашении и может корректироваться дополнительными соглашениями.
Этапы приема удаленного сотрудника
Трудоустройство специалиста на удаленную позицию включает следующие этапы:
- определение возможности дистанционного формата работы, то есть оценка выполнимости должностных обязанностей удаленно, через современные средства коммуникации;
- официальное оформление специалиста. Процесс включает несколько этапов: от сбора необходимой документации до регистрации в соответствующих инстанциях.
После завершения оформления трудовые отношения считаются установленными. Стороны приобретают взаимные права и обязательства, связанные с выполнением оговоренного функционала и его оплатой. На данные правоотношения распространяются как общие нормы трудового законодательства, так и специальные положения об удаленной работе.
Алгоритм трудоустройства
Процедура приема удаленного сотрудника включает следующие последовательные действия:
- Сбор стандартного пакета документов. Допускается электронная передача, но работодатель может потребовать нотариальное заверение и отправку почтой.
- Получение разрешения на обработку персональных данных (часть 1 статьи 9 ФЗ «О персональных данных»). Согласие должно содержать реквизиты обеих сторон и цели обработки информации.
- Ознакомление работника с внутренними нормативными актами, включая правила внутреннего распорядка, положение о премировании и другие документы.
- Подписание трудового договора. Соглашение может быть заключено как до начала фактической работы, так и после, но не позднее трех дней с момента начала трудовой деятельности (статья 61 ТК РФ). Договор должен содержать указание на дистанционный характер работы. В остальном документ составляется по общим правилам. Допускается электронная передача договора. После подписания работодатель обязан направить бумажный экземпляр в течение трех дней.
- Издание приказа о приеме на работу. Этот внутренний документ является обязательным и должен отражать условия трудового договора (статья 68 ТК РФ). Ознакомление с приказом происходит посредством почтовой или электронной отправки.
- Внесение записи в трудовую книжку. Данный этап не является обязательным. Требуется письменное согласие работника на отсутствие записи. При желании работника внести запись, он должен направить книжку заказным письмом с уведомлением.
- Оформление дополнительных документов, согласованных сторонами.
После этого работодатель осуществляет регистрацию сотрудника в соответствующих фондах (ПФР, ФСС) согласно общим правилам, применяемым для всех категорий работников.
Структура трудового договора
Трудовой договор с удаленным работником составляется по общим правилам с учетом специальных норм, применяемых к данной категории правоотношений (статья 312.2 ТК РФ).
Документ обязательно включает:
- идентификационные данные участников правоотношений;
- указание на дистанционный формат работы;
- требования к отчетности о выполненной работе, порядок, способы и сроки ее предоставления;
- каналы коммуникации с работодателем, включая используемые платформы, контактные данные, обеспечение необходимым оборудованием;
- порядок компенсации расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей, например, оплата интернета, телефонной связи;
- особенности рабочего графика. Обычно не требуется строгое соблюдение временных рамок, но иногда необходима доступность в определенные часы. Эти условия должны быть зафиксированы в договоре;
- процедура расторжения договора.
Допускается включение дополнительных условий, связанных со спецификой дистанционной работы.
Местом заключения договора считается адрес работодателя. Место выполнения работы указывается при необходимости. Аналогичную позицию занимает Роструд (письмо от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).
Документ разъясняет, что местом работы может считаться домашний или любой другой адрес по выбору работника. Однако это не ограничивает возможность выполнения обязанностей в других местах. Указание места работы требуется только при необходимости.
Практические аспекты удаленной работы
Дистанционный формат подходит не для всех профессий. Преимущественно это специалисты интеллектуального или творческого труда. На практике это программисты, писатели, журналисты и подобные специалисты. Часто удаленно работают операторы колл-центров и специалисты по телефонным продажам.
Часто возникает вопрос о создании обособленного подразделения юридического лица по месту работы удаленного сотрудника. Подразделение признается таковым только при наличии оборудованных стационарных рабочих мест. Следовательно, юридически подразделение не возникает, поскольку удаленный работник не привязан к конкретной локации.
На практике удаленных специалистов часто оформляют по гражданско-правовым договорам в качестве подрядчиков. Однако при наличии признаков регулярности и выполнении определенных функций, не направленных на конкретный результат, такие отношения могут быть признаны трудовыми.
Прием на работу удаленного сотрудника возможен, при этом закон не устанавливает строгой территориальной привязки к местонахождению работодателя или иной локации.
Автор статьи: Вингерт Дмитрий Карлович
Юрист с опытом судебных разбирательств гражданского, трудового и уголовного права.
По любым возникшим вопросам, связанным с правовой стороной темы статьи, воспользуйтесь квалифицированной помощью дежурного юриста онлайн. Даже самые трудные вопросы не останутся без ответа.
РЕШИТЕ СВОИ ПРОБЛЕМЫ СЕГОДНЯ НЕ ВЫХОДЯ ИЗ ДОМА
300 РУБЛЕЙ БЕСПЛАТНО
*До 24.03.2025
Опишите свою ситуацию и в течение 6 часов вы получите инструкцию к решению юридической проблемы от одного из наших 215 профессиональных юристов.
- Опишите свою ситуацию, можно вкратце, и нажмите кнопку "Задать вопрос".
- На следующем шаге укажите Ваше Имя, Телефон и Регион, в котором вы находитесь.
- Нажмите "Готово", чтобы передать свой вопрос нашим специалистам.
- Опытный юрист бесплатно изучит Вашу ситуацию, подготовит решение и перезвонит вам через несколько минут.